Die Gesellschafterversammlung entscheidet aber nicht nur über die Person des Geschäftsführers. Die Gesellschafter der GmbH stellen auf der ordentlichen Gesellschafterversammlung den Jahresabschluss fest (mindestens einmal im Jahr) und erteilen dem Geschäftsführer für das vergangene Geschäftsjahr Entlastung.

Das heißt, sie bescheinigen dem Geschäftsführer, dass er seine Tätigkeit ordnungsgemäß erbracht hat. Ein Regressanspruch der GmbH gegenüber dem Geschäftsführer ist nach erfolgter Entlastung kaum noch denkbar.

Außerdem können die Gesellschafter zu einer sogenannten außerordentlichen Gesellschafterversammlung zusammenkommen.

Dies dann, wenn es unvorhergesehene Entwicklungen gibt (drohende Insolvenz o.ä.), über die der Geschäftsführer „seine“ Gesellschafter informieren muss. Ebenso, wenn ein Gesellschafter außergewöhnlichen Gesprächsbedarf über die Angelegenheiten der Gesellschaft hat.

Da auf der Gesellschafterversammlung die Gesellschafter die entscheidenden Beschlüsse fassen, die später in der Praxis häufig vom betroffenen Gesellschafter per Klage gerichtlich angegriffen werden, ist es besonders wichtig, als einladender Gesellschafter alle Formalia einzuhalten. Dies beginnt beim Verschicken der Einladung:

Grundsätzlich erfolgt die Einladung zur Gesellschafterversammlung durch den Geschäftsführer. Es gilt § 49 Abs. 1 GmbHG. Um Streit um die Frage, ob eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist, vorzubeugen, empfiehlt es sich, die Einladung tatsächlich eigenhändig zu unterschreiben.

In einigen Fällen kann auch ein Gesellschafter (sogar ein Minderheitsgesellschafter) einladen. Wenn ein dazu nicht Befugter einlädt, resultiert daraus die Nichtigkeit des Beschlusses – eine Anfechtung ist damit gar nicht erforderlich. Aus Vorsichtsgründen sollte aber lieber dennoch die Anfechtungsklage bzw. eine Nichtigkeitsklage erfolgen.

Der einladende Geschäftsführer bzw. Gesellschafter muss sich zunächst fragen: Welche Frist gilt für das Einladen zur Versammlung? Die Antwort gibt in aller Regel der Gesellschaftsvertrag der GmbH. Ist dort nichts geregelt, hilft das GmbH-Gesetz (GmbHG): Für die Ladung ist eine Frist von mindestens einer Woche einzuhalten. Eine Woche vor dem geplanten Termin muss die Einladung also bei den Gesellschaftern eingegangen sein.

Der Tag der Aufgabe der Ladung zur Post und der Tag des Erhalts sind in diese Wochenfrist nicht mit einzuberechnen. Effektiv beträgt die Frist also „sieben plus zwei Tage“. Zudem sollte natürlich ein Puffer für die normale Postlaufzeit (ratsam sind drei Tage) eingeplant werden. Im Zweifelsfalle, ob die Frist noch eingehalten werden kann, empfiehlt es sich, die Versammlung lieber zu verschieben.

Dies gilt zumindest, sofern keine anderweitigen Fristen (zum Beispiel für die Abberufung des Geschäftsführers) einzuhalten sind. Zu ärgerlich ist es, die Anfechtungsklage nur deshalb zu verlieren, da die Ladungsfrist nicht eingehalten wurde.

In der Regel ist Versendung per eingeschriebenem Brief erforderlich – so sieht es das GmbHG vor. Teilweise reicht E-Mail aus. Ohnehin können die Gesellschafter auch „unter Verzicht auf Form und Fristen“ Beschlüsse fassen. Dies gilt aber nur, solange sich die Gesellschafter einig sind. In der Praxis immer wieder missachtet: Das Erfordernis der Einladung mittels eingeschriebenen Briefs.

Es gilt wieder: Ist im Gesellschaftsvertrag nichts anderes geregelt, kommt das GmbH-Gesetz zur Anwendung, in der Frage nach der Form der Einladung („per Mail zur Gesellschafterversammlung laden?“) konkret § 51 GmbHG.

Dementsprechend sind Einladungen per Mail, Fax oder einfachen (also nicht eingeschriebenen) Brief nicht ausreichend und werden zum Erfolg der Anfechtungsklage führen. Dies gilt sogar dann, wenn die Mail bzw. der einfache Brief tatsächlich zugegangen sind.

Wer eine Einladung zu der Versammlung erhalten muss, ergibt sich aus der jeweils aktuellen Gesellschafterliste, die beim Handelsregister einzusehen ist.

Wichtig ist, dass jeder Gesellschafter eine Einladung erhält und diese ihm die Möglichkeit gibt, sich ausreichend auf die in der Versammlung zu besprechenden Punkte vorzubereiten. Eine „Überrumpelung“ im Sinne unerwarteter Themen darf es nach dem Willen des Gesetzgebers nicht geben.

Ratsam ist, mit der Einladung gleich die Tagesordnungspunkte (TOPs) zu verschicken. Wer es ganz genau machen möchte, teilt gleich noch die Beschlussvorlagen mit. Pflichtangaben sind jedenfalls Zeit und Ort der Gesellschafterversammlung (am Sitz der Gesellschaft – es sei denn, außergewöhnliche Gründe stehen dem entgegen).

Eingangs werden der Versammlungsleiter und der Protokollführer bestimmt. Außerdem sollte die Beschlussfähigkeit der Versammlung festgestellt werden.

Ist diese nicht gegeben (weil etwa nicht ordnungsgemäß geladen wurde oder nicht die erforderliche Stimmenanzahl anwesend ist), muss zu einer zweiten Gesellschafterversammlung geladen werden, die dann unabhängig von der Anzahl der anwesenden Stimmen beschlussfähig ist.

Streit gibt es immer wieder um die Frage nach einer Vertretung in der Versammlung: Ein Rechtsanwalt oder Steuerberater darf die Vertretung übernehmen – er ist schließlich berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Schwierig wird es aber, wenn ein Gesellschafter sich nicht „vertreten“ lassen möchte (in dem Sinne, dass der Gesellschafter nicht selbst anwesend ist), sondern er sich beraten lassen möchte (er also seinen Anwalt mit dabei haben möchte). Dies ist in aller Regel nicht zulässig – und die anderen Gesellschafter werden damit nicht einverstanden sein.

Welche Mehrheit für die Beschlussfassung erforderlich ist, steht in aller Regel im Gesellschaftsvertrag. Dort kann allerdings je nach Gegenstand der Beschlussfassung unterschieden werden – in manchen Fällen reicht eine einfache Mehrheit, in anderen Fällen ist eine ¾-Mehrheit der abgegebenen Stimmen erforderlich.

Diese muss laut GmbHG auch in den Fällen vorhanden sein, da beispielsweise eine Änderung des Gesellschaftsvertrags oder der Ausschluss eines GmbH-Gesellschafters beschlossen werden soll. Der von der Ausschließung betroffene Gesellschafter ist nicht stimmberechtigt.

Bei der Abstimmung gewährt in der Regel jeder Euro eines Geschäftsanteils eine Stimme. Jeder Beschluss ist zu protokollieren und das Protokoll anschließend vom Versammlungsleiter zu unterschreiben. Ratsam ist, das Protokoll von allen Gesellschaftern unterzeichnen zu lassen.

Damit sinkt das Risiko, dass ein Gesellschafter den Inhalt der Versammlung in anderer Erinnerung hat – sprich, er später vorträgt, das Protokoll sei falsch. So nicht alle Gesellschafter das Protokoll unterzeichnen, gilt dessen Inhalt aber als genehmigt, wenn die Gesellschafter nicht binnen eines Monats (so steht es im GmbH-G, aus dem Gesellschaftsvertrag kann sich Abweichendes ergeben) ab Zustellung dagegen Anfechtungs- oder gar Nichtigkeitsklage einreichen.

Die Frage, wer den Geschäftsführeranstellungsvertrag unterzeichnet, stellt sich insbesondere bei der Ein-Mann-GmbH. Auf den ersten Blick wirkt es paradox: Die Gesellschafterversammlung vertritt die GmbH. Bei der Ein-Mann-GmbH besteht die „Versammlung“ nur aus dem einzigen Gesellschafter.

Folglich kann nur er für die Gesellschafterversammlung unterzeichnen. Auf der anderen Seite übt bei der Ein-Mann-GmbH der einzige Gesellschafter in aller Regel auch das Amt des Geschäftsführers aus.

Ein und dieselbe Person unterschreibt dann zweimal den Anstellungsvertrag des Geschäftsführers: einmal für die Gesellschafterversammlung der GmbH, einmal für sich als natürliche Person, die als Geschäftsführer für die GmbH tätig wird.

Ein Beschluss kommt in der Gesellschafterversammlung zustande, wenn er die Mehrheit der abgegebenen Stimmen erhält – so die Regel. Die Ausnahme laut GmbHG: Satzungsänderungen oder gar die Auflösung der Gesellschaft.

Hierfür ist jeweils eine so genannte qualifizierte Mehrheit erforderlich, also eine Mehrheit von 75 % der abgegebenen Stimmen. Außerdem können die Gesellschafter im GmbH-Vertrag Abweichendes vereinbaren, beispielsweise für einzelne Beschlussgegenstände individuelle Quoten regeln.

Auf diese Weise wird eine Beschlussfassung bei jeweils unterschiedlichen Mehrheitsanforderungen ermöglicht. Wichtig: Die Vertragsschließenden sollten immer im Blick behalten, was Anknüpfungspunkt für die „Mehrheit“ ist: die in der konkreten Versammlung abgegebenen Stimmen oder die überhaupt verfügbaren Stimmen der Gesellschafter?

Die Gesellschafterversammlung wird grundsätzlich durch die Geschäftsführer einberufen. Die Einberufung hat insbesondere in den im Gesetz ausdrücklich geregelten Fällen zu erfolgen:

• zur Einforderung von Einzahlungen auf die Stammeinlagen
• zur Satzungsänderung
• zur Feststellung des Jahresabschlusses
• zur Auflösung und Liquidation
• wenn sich ergibt, dass die Hälfte des Stammkapitals verloren ist